Es uno de los más eficaces medios de comunicación.
Puede tener por objeto:
- Reunir a un grupo para cambiar informaciones y experiencias,
- Intentar la solución de algún problema,
- Fijar una política, solventar una dificultad técnica o administrativa,
- Decidir o recomendar determinado curso de acción
- Lograr definir satisfactoriamente el sentido de una situación específica con la cooperación de todos los reunidos.
Estas reuniones de trabajo, tan en boga en la gerencia moderna, se basan en la elaboración colectiva de las experiencias y de las opiniones de los individuos que participan en ellas, con el fin de indicar soluciones válidas a los problemas que constituyen su objeto.
Funciones del coordinador o moderador.
El que modera una discusión no debe ser ni un maestro, ni un conferencista, sus funciones son:
1. Coadyuvar con su presencia a mantener una disciplina dentro del grupo.
2. Informar a cada participante adecuadamente.
3. Invitar a los asistentes a que expongan en torno al problema que motiva la reunión.
4. Plasmar la participación de cada uno de los asistentes y que ninguno monopolice el tiempo del grupo.
5. Coadyuvar en las conclusiones.
Inicio y desarrollo del seminario.
1. Presentación del coordinador y del objetivo de la reunión.
2. Participación plena: el coordinador debe animar a todos los presentes a que emitan su opinión.
3. Técnicas de las preguntas: estas estimulan la participación del grupo y deben ser formuladas de modo que provoquen una respuesta.
4. Resumir periódicamente ideas: Durante el transcurso de la discusión el coordinador debe hacer una exposición periódica de los puntos sobre los que los miembros del grupo han llegado a un acuerdo.
5. Resumen final y cierre: Debe ser breve, preciso y hecho con la asistencia del grupo, de modo que los participantes abandonen la reunión con la sensación de que han expresado algo.
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