La comunicación oral directa, base del dialogo, ha demostrado ser el medio de comunicación mas idóneo.
La conferencia coloquio es uno de los mas eficaces medios de comunicación y tiene por objeto reunir a un grupo afín para cambiar informaciones y experiencias, intentar la solución de algún problema, fijar una política, solventar una dificultad, decidir o recomendar, etc.
Estas reuniones de trabajo tan en boga en la gerencia moderna, se basan en la elaboración colectiva de las experiencias y de las opiniones de los individuos que participan con el fin de indicar soluciones válidas a los problemas que constituyen su objeto.
IMPLICA GRUPO: En este caso entendemos por grupo, un conjunto de personas que se reúnen para hablar, discutir, analizar y resolver una situación dada.
Este grupo estará integrado por un coordinador alrededor de un grupo. Debe tenerse en cuenta que los integrantes del grupo no son espectadores, sino auténticos participantes.
REQUIERE PREVISIÓN Y PREPARACIÓN: Porque hay que estar preparado para cualquier contingencia que pueda presentarse en el desarrollo de la reunión, se necesita además una concienzuda preparación en todos los aspectos, ya que un fallo en cualquiera de estos, tendrá una influencia decisiva en su realización.
Por tanto deben existir estos elementos:
Condiciones físicas
Número de participantes
ventilación e iluminación
distribución de los asistentes
comodidad del local.
Conocimiento pleno del tema a tratar
Se requiere que todos los participantes dominen la materia.
Conocimientos socio-sicológicos: Los participantes deben poseerlos aunque sea en forma somera para que cada cual conozca los posibles comportamientos de los demás.
TIENE FUNCIÓN ACLARATORIA E INFORMATIVA: Porque trata de informar de un problema que ha surgido, de una medida que se quiere poner en práctica y otra situación.
ES ESENCIALMENTE FORMATIVA: Cada grupo tiene capacidad de creación, lo que significa que la solución del problema está en potencia, dentro del propio grupo.
NO NECESITA DIRECTOR DE REUNIÓN: No es preciso diferenciar entre el coordinador o conductor de una conferencia coloquio y el director de una reunión.
El director marca las directrices a seguirse de acuerdo con su personal criterio, asignando a cada cual su función dentro del grupo. El conductor coordina las distintas tendencias, opiniones y soluciones aportadas.
NO ES UN DEBATE: En una conferencia coloquio, todos los participantes tratan de encontrar soluciones al problema que los reúne emitiendo cada cual su opinión en paridad de condiciones. Se trata de un dialogo amistoso y cordial para arribar a soluciones felices.
El coordinador o conductor debe tener: 1. Agilidad y claridad en el pensamiento. 2. Habilidad para expresarse con facilidad. 3. Imparcialidad 4. Tacto y paciencia. 5. Ausencia de prejuicios 6. Sentido del humor 7. Conocimiento práctico de los procedimientos parlamentarios.
INICIO Y DESARROLLO DE UN BUEN COLOQUIO: El coordinador, la pizarra o ayudas visuales deben estar correctamente ubicados, de tal modo que las condiciones físicas, del local permitan a cada participante y al resto de los miembros del grupo, observar detalladamente.
Debe el coordinador anunciar el asunto que se discute y la finalidad de la reunión del modo siguiente:
1. Exponer claramente la situación o el problema.
2. Precisar los puntos a discutir.
3. Ofrecer la información pertinente.
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